Skip to main content

Standard File Plan

What is Standard File Plan?

In order to provide easy and fast access to documents in all public institutions and organizations, documents related to the same subject are coded with the same subject numbers.

How to use the standard file plan?

The first sub-topics are under each main topic; second subtopics are under the first subtopic; third subtopics are under the second subtopics. If the file plan has a subtopic, main code or the master code cannot be selected as a main code.

Three digit numbers (in the range of 000-999) are used for each main subject group. For the first, second and third sub-topics under the main topics, two-digit numbers (in the range of 00-99) are used.

It is obligatory for the departments with special documents/files to get approval by contacting IT Governance and Support Services about the structure of these documents/files and the codes that they want to use. It is essential to maintain the holistic structure in the file plan applied in the institution and to ensure unity in the use and application of special codes.

Example:

Number: E-63599082-105.01.01.01 => 105 is a Master Code and the following 01.01.01 are Sub Codes.
Subject:

Click for Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı


Standart Dosya Planı nedir?

Aynı konudaki belgelerin tüm kamu kurum ve kuruluşlarında belgelere kolay ve hızlı bir şekilde erişim imkanı sağlamak amacıyla aynı numaralarla kodlanması.

Standart dosya planı nasıl kullanılır?

Her ana konu altında birinci alt konular; birinci alt konu altında ikinci alt konular; ikinci alt konular altında üçüncü alt konular yer almaktadır. Alt konusu olan dosya planlarında ana kod veya bir üst kod dosya planı olarak seçilememektir.

Her ana konu grubu için üç rakamdan oluşan (000-999 aralığında) numaralar kullanılmıştır. Ana konular altında yer alan birinci, ikinci ve üçüncü alt konular için ise iki rakamdan oluşan (00-99 aralığında) numaralar kullanılmıştır.

Özellik arz eden belge/dosyaları olan birimlerin bu belge/dosyaların yapısı ve kullanmak istedikleri kodlar hakkında BT Yönetişim ve Destek Hizmetleri ile iletişime geçerek onay almaları zorunludur. Kurumda uygulanan dosya planında bütünsel yapıyı sürdürmek ve özel kodların kullanılmasında ve uygulanmasında da birlikteliği sağlamak esastır.

Örnek:

Sayı: E-63599082-105.01.01.01 => 195 Ana Koddur ve onu takip eden 01.01.01 ise Alt koddur.
Konu:

"Yükseköğretim Üst Kuruluşları ve Yükseköğretim Kurumları Saklama Süreli Standart Dosya Planı" için tıklayınız.


JavaScript errors detected

Please note, these errors can depend on your browser setup.

If this problem persists, please contact our support.