IT Help
IT Help
Breadcrumbs

Expense Request Entry | Masraf Talep Giriş

1. Expense Request Entry

  • First, click the "Expense Request Entry" button to start entering your expenses.

Step01_Masraf_Talep_Girisi.png

2. Submit a Request

  • Continue by selecting the "Request Entry" option.

Step02_Talep_Girisi_Yap.png

3. Select Company Code

  • Continue by selecting your relevant company code.

Step02_Talep_Girisi_Yap.png

4. Select Payment Type

  • Continue by making your selection from the Payment Type menu.

Step04_Odeme_Tipi_Secimi.jpeg

5. Select Personnel

  • Select the personnel from the Personnel No menu. (You can create an expense request in your own name or on behalf of a colleague in your unit.)

Step05_Personel_Secimi.jpeg

6. Open the Request Content

  • Click the arrow icon to view the request content.

Step06_Talep_Icerigini_Ac.png

7. Add a New Request

  • Click the '+ Add' button to add a new request. (Select the relevant category based on your expense type and continue entering the request details — Meal, Travel, Emergency Purchase, etc.)

Step07_Yeni_Talep_Ekle.png

8. Excavation Site Expenses

  • Enter all expenses made for excavation sites by selecting a WBS element under the "Excavation Sites" category.

Step08_Kazi_Alanlari_Harcamalari.jpeg

9. Project and Fund Expenses

  • Enter all your WBS-related expenses other than excavation site expenses under the "Project and Fund" category.

Step09_Proje_ve_Fon_Harcamalari.png

10. Filling In Request Details

  • Fill in the WBS Code, Request Date, Expense Amount, and other required information completely.

Step10_Talep_Detaylarinin_Doldurulmasi.jpeg

11. Adding Other Expenses

  • If you have expenses belonging to more than one category, you can continue entering them by switching to the other tabs.

Step11_Diger_Harcamalarin_Eklenmesi.png

12. Add New Request

  • Click the 'Add' button to create the request.

Step12_Yeni_Talep_Ekleme.png

13. Complete the Request Entry

  • After filling in all the data completely, click "Submit Request" to create your Expense Request.

Step13_Talep_Girisini_Tamamla.png

14. Request Entry Successful

  • You can view your request number via the button in the bottom-left corner; if an error occurs, you can also view the error note there.

Step14_Talep_Girisi_Basarili.png

15. Converting the Request into an Expense

  • After your request is created, go to the Action Menu and follow the "Expense Entry" step.

Step15_Talebin_Masrafa_Donusturulmesi.png

16. Filling In Expense Header Data

  • Fill in the Company Code and Personnel No fields.

Step16_Masraf_Baslik_Verilerinin_Doldurulmasi.png

17. Uploading Expense Documents

  • Add your supporting documents by clicking the "Upload" button.

Step17_Masraf_Dosyasi_Yukleme.png

18. File Selection

  • Click the "Browse" button to select the file you want to upload.

Step18_Dosya_Secimi.jpeg

19. File Upload

  • Click the 'Upload' button to upload the file.

Step19_Dosya_Yukleme.jpeg

20. Add a New Expense Line

  • Click the "+ Add" button to add a new expense line.

Step20_Yeni_Masraf_Kalemi_Ekle.png

21. Entering Expense Details

  • Select the expense requests you created from the Request No field.

Step21_Masraf_Detaylarinin_Girilmesi_1.png

  • From the Request No field, you can view all Expense Requests created for the relevant personnel. Continue by selecting the line you want to enter as an expense.

Step22_Masraf_Detaylarinin_Girilmesi_2.png

22. Enter the Document Date

  • Enter the document date in the relevant field.

Step23_Belge_Tarihini_Girin.png

23. Select Document Type

  • Select your document type and enter the document number completely in the field next to it.

Step24_Belge_Turu_Secimi.png

24. Select Expense Category

  • Click the drop-down menu in the Expense Category field and select the appropriate category.

Step25_Gider_Kategorisini_Sec.png

25. Adding Content

  • After entering the expense details, click the "Additional Data" button.

Step26_Icerik_Ekleme.png

26. Fill in the Description Field

  • Enter the required information in the description field under the Additional Data tab.

Step27_Aciklama_Alanini_Doldurun.png

27. Select Other Fields

  • Click the "Other Fields" tab.

Step28_Diger_Alanlar_Secimi.png

28. Select the Tax Indicator

  • Select the VAT rate for your document from the Tax Indicator field. Then click Save and close the screen.

Step29_Vergi_Gosterge_Secimi.jpeg

29. If Your Expense Document is an E-Invoice

  • Select the vendor from the Supplier field under Additional Data. If you cannot find the vendor code, it is sufficient to fill in the Tax ID (VKN) field.

Step30_Harcama_Belgesi_E-Fatura_Durumu.jpeg

30. Add Expense

  • Click the 'Add' button to enter a new expense line and add any additional expenses.

Step31_Masraf_Ekle.png

31. Submit for Approval

  • After entering all your expenses, click the "Submit for Approval" button in the bottom-right corner to create your Expense Document and send it for approval.

Step32_Onaya_Gonderme.png

32. Finding Your Expense Number

  • You can see your expense number in the pop-up that appears on screen, and also via the button in the bottom-left corner.

Step33_Masraf_Numarasini_Ogrenme.png

33. Expense Request Report

  • You can view the approval status of your created expense documents by going to the "Expense Request Report" section on the home screen.

Step34_Masraf_Talep_Raporu.jpeg

34. Listing Expense Documents

  • Enter details such as Company Code and Personnel No, then click the "Go" button.

Step35_Masraf_Belgelerinin_Listelenmesi.jpeg

35. Viewing Document Status

  • Click the "Approval Process" button on your expense number to view its approver and approval time.

Step36_Belge_Durumunu_Gorme.png

36. Viewing the Approval Process

  • The window shows the approval order, approver, approval status, and approval date/time.

Step37_Onay_Surecini_Goruntuleme.png

37. Retrieving the Expense Printout

  • For approved expenses, click the "Print Output" option to print your expense form and forward it, together with your physical documents, to the Financial Affairs department.

Step38_Masraf_Ciktisinin_Alinmasi.png

1. Masraf Talep Girişi

  • İlk olarak harcamalarınızın girişi için "Masraf Talep Giriş" butonuna tıklayın.

Step01_Masraf_Talep_Girisi.png

2. Talep Girişi Yap

  • "Talep Girişi" seçeneğini seçerek devam edin.

Step02_Talep_Girisi_Yap.png

3. Şirket Kodu Seçimi

  • İlgili şirket kodunuzu seçerek devam edin.

Step03_Sirket_Kodu_Secimi.png

4. Ödeme Tipi Seçimi

  • Ödeme Tipi menüsünden seçiminizi yaparak devam edin.

Step04_Odeme_Tipi_Secimi.jpeg

5. Personel Seçimi

  • Personel No menüsünden personeli seçin. (Kendi adınıza veya kendi biriminizdeki ekip arkadaşlarınız adına masraf talebi oluşturabilirsiniz.)

Step05_Personel_Secimi.jpeg

6. Talep İçeriğini Aç

  • Talep içeriğini görüntülemek için ok yönündeki simgeye tıklayın.

Step06_Talep_Icerigini_Ac.png

7. Yeni Talep Ekle

  • Yeni bir talep eklemek için '+ Ekle' butonuna tıklayın. (Yapmış olduğunuz harcama kategorisine göre ilgili kategorilerden birini seçin ve talep detaylarını girmeye devam edin. Örnek: Yemek, Seyahat, Acil Alım vb.)

Step07_Yeni_Talep_Ekle.png

8. Kazı Alanları Harcamaları

  • Kazı alanları için yapılan tüm harcamaları "Kazı Alanları" kategorisinden PYP seçerek girin.

Step08_Kazi_Alanlari_Harcamalari.jpeg

9. Proje ve Fon Harcamaları

  • Kazı alanı harcamaları hariç kalan tüm PYP'li harcamalarınızı "Proje ve Fon" kategorisinden girin.

Step09_Proje_ve_Fon_Harcamalari.png

10. Talep Detaylarının Doldurulması

  • ITP Kodu, Talep Tarihi, Harcama Tutarı gibi bilgileri eksiksiz bir şekilde doldurun.

Step10_Talep_Detaylarinin_Doldurulmasi.jpeg

11. Diğer Harcamaların Eklenmesi

  • Harcamalarınız içerisinde birden fazla kategoriye ait harcama varsa, diğer sekmelere geçerek giriş yapmaya devam edebilirsiniz.

Step11_Diger_Harcamalarin_Eklenmesi.png

12. Yeni Talep Ekleme

  • Talep oluşturmak için 'Ekle' butonuna bas.

Step12_Yeni_Talep_Ekleme.png

13. Talep Girişini Tamamla

  • Tüm verileri eksiksiz doldurduktan sonra "Talep Girişi Yap" butonuna tıklayarak masraf talebinizi oluşturabilirsiniz.

Step13_Talep_Girisini_Tamamla.png

14. Talep Girişi Başarılı

  • Sol alt köşede bulunan buton üzerinden talep numaranızı ve bir hata alınması durumunda hata notunu da görüntüleyebilirsiniz.

Step14_Talep_Girisi_Basarili.png

15. Talebin Masrafa Dönüştürülmesi

  • Talebiniz oluştuktan sonra İşlem Menüsü'ne girerek "Masraf Girişi" adımını takip edin.

Step15_Talebin_Masrafa_Donusturulmesi.png

16. Masraf Başlık Verilerinin Doldurulması

  • Şirket Kodu ve Personel No verilerini doldurun.

Step16_Masraf_Baslik_Verilerinin_Doldurulmasi.png

17. Masraf Dosyası Yükleme

  • Masraflarınıza dair belgelerinizi "Yükle" butonuna tıklayarak ekleyin.

Step17_Masraf_Dosyasi_Yukleme.png

18. Dosya Seçimi

  • "Gözat" düğmesine tıklayarak yüklemek istediğiniz dosyayı seçin.

Step18_Dosya_Secimi.jpeg

19. Dosya Yükleme

  • Dosyayı yüklemek için 'Yükle' butonuna tıklayın.

Step19_Dosya_Yukleme.jpeg

20. Yeni Masraf Kalemi Ekle

  • Yeni bir masraf kalemi eklemek için "+ Ekle" butonuna tıkla.

Step20_Yeni_Masraf_Kalemi_Ekle.png

21. Masraf Detaylarının Girilmesi

  • Talep No bölümünden oluşturduğunuz masraf taleplerinizi seçin.

Step21_Masraf_Detaylarinin_Girilmesi_1.png

  • Talep No. Bölümünden ilgili personel için oluşturulmuş tüm masraf taleplerini görüntüleyebilirsiniz. Masraf girişini yapmak istediğiniz kalemi seçerek devam edebilirsiniz.

Step22_Masraf_Detaylarinin_Girilmesi_2.png

22. Belge Tarihini Girin

  • Belge tarihini ilgili alana girin.

Step23_Belge_Tarihini_Girin.png

23. Belge Türü Seçimi

  • Belgenizin türünü seçin ve belge numaranızı yanındaki alana eksiksiz şekilde yazın.

Step24_Belge_Turu_Secimi.png

24. Gider Kategorisini Seç

  • Gider Kategorisi alanında, kategori seçmek için aşağı açılır menüyü tıklayın ve uygun kategoriyi belirleyin.

Step25_Gider_Kategorisini_Sec.png

25. İçerik Ekleme

  • Harcama detaylarını girdikten sonra "Ek Veriler" butonuna tıklayın.

Step26_Icerik_Ekleme.png

26. Açıklama Alanını Doldurun

  • Ek veriler sekmesinde açıklama alanına gerekli bilgileri girin.

Step27_Aciklama_Alanini_Doldurun.png

27. Diğer Alanlar Seçimi

  • "Diğer Alanlar" sekmesine tıklayın.

Step28_Diger_Alanlar_Secimi.png

28. Vergi Gösterge Seçimi

  • Vergi Göstergesi alanından belgenize ait KDV oranını seçin. Ardından kaydet butonuna basarak ekrandan çıkın.

Step29_Vergi_Gosterge_Secimi.jpeg

29. Harcama Belgenizin E-Fatura Olması Durumunda

  • Ek veriler alanındaki Tedarikçi bölümünden cariyi seçin. Cari kodunu bulamamanız halinde VKN bölümünü doldurmanız yeterlidir.

Step30_Harcama_Belgesi_E-Fatura_Durumu.jpeg

30. Masraf Ekle

  • Yeni bir masraf girişi yapmak için 'Ekle' butonuna tıklayarak diğer harcamalarınızı da girebilirsiniz.

Step31_Masraf_Ekle.png

31. Onaya Gönderme

  • Tüm harcamaların girişini yaptıktan sonra, sağ alt köşede bulunan "Onaya Gönder" butonuna basarak masraf belgenizi oluşturup onaya gönderebilirsiniz.

Step32_Onaya_Gonderme.png

32. Masraf Numarasını Öğrenme

  • Oluşan masraf numaranızı ekrana çıkan pop-up üzerinden ve sol alt köşedeki butona tıklayarak görebilirsiniz.

Step33_Masraf_Numarasini_Ogrenme.png

33. Masraf Talep Raporu

  • Oluşan masraf belgelerinizin onay durumunu ana ekrandaki "Masraf Talep Rapor" bölümüne girerek görüntüleyebilirsiniz.

Step34_Masraf_Talep_Raporu.jpeg

34. Masraf Belgelerinin Listelenmesi

  • Şirket Kodu, Personel No gibi detayları girin ve "Git" butonuna tıklayın.

Step35_Masraf_Belgelerinin_Listelenmesi.jpeg

35. Belge Durumunu Görme

  • Masraf numaranızın üzerinden "Onay Süreci" butonuna tıklayarak masrafınızın onaycısını ve onaylama zamanını görüntüleyebilirsiniz.

Step36_Belge_Durumunu_Gorme.png

36. Onay Sürecini Görüntüleme

  • Açılan pencerede onay sırasını, onaycıyı, onay durumunu ve onay tarih-saatini görüntüleyebilirsiniz.

Step37_Onay_Surecini_Goruntuleme.png

37. Masraf Çıktısının Alınması

  • Onaylanmış masraflarınız için "Çıktı Al" seçeneğine tıklayarak masraf formunuzun dökümünü alın ve fiziki belgelerinizi bu form ile birlikte Mali İşler'e iletin.

Step38_Masraf_Ciktisinin_Alinmasi.png