KUHub Öğrenci Talep Yönetimi - Yönetici Paneli

1. Sisteme Giriş

Student Request Management (SRM), öğrenci taleplerinin KUHub’da merkezi bir şekilde yönetilmesini sağlar. Bu sistem sayesinde talepler daha hızlı, izlenebilir ve standart bir akış üzerinden yönetilir. Bu doküman, SRM ekranlarında talep arama, filtreleme, görüntüleme, yönlendirme ve statü güncelleme adımlarının nasıl yapılacağını adım adım açıklar. Amaç, taleplerin tüm birimler tarafından aynı standart üzerinden yönetilmesini sağlamaktır.

2. Sisteme Erişim

SRM ekranına KUHub üzerinden ulaşılır:

• KUHub ana sayfasında sol menüden “Academic Administration” başlığını açın.

• Açılan alt menüden “Student Management” sekmesini seçin.

• “Request Management” alanına tıklayarak SRM ekranına erişin.

3. Filtreleme ve Talep Arama

Request Management ekranı ilk açıldığında veri listesi boş görünür. Bu, sistemde talep olmadığı anlamına gelmez.

• Veri görüntülemek için Search butonuna basılması gerekir.

• Eğer hiçbir filtre seçmeden Search’e basarsanız, sistem size size atanmış tüm talepleri listeler.

• ·Eğer filtreleme yaparsanız, yalnızca seçtiğiniz kriterlere uygun talepler görüntülenir.

• Filtreler birbiriyle kombine edilebilir; örneğin belirli bir kategori ve statüye sahip talepler kolayca daraltılabilir.

Bu özellik, özellikle yoğun talep dönemlerinde veri yığılmasını önleyip işlemleri hızlandırmak için tasarlanmıştır.

4. Taleplerin Görüntülenmesi ve İşlem Yapılması

Filtreleme veya arama yapıldıktan sonra ekranın alt kısmında Search Results alanı görüntülenir. Bu alan, adminlerin kendilerine atanan ya da filtreleme sonucunda eşleşen öğrenci taleplerini liste halinde görmesini sağlar. Her bir satır bir öğrenci talebini temsil eder. Statüler renk kodlarıyla belirtilmiştir; bu sayede taleplerin durumu tek bakışta ayırt edilebilir.

 Toplu İşlemler

Liste üzerinde bir veya birden fazla talep seçildiğinde ekranın üst kısmında toplu işlem butonları aktif hale gelir:

• Bu butonlar yalnızca en az bir talep seçildiğinde görünür.

• Hiçbir seçim yapılmadığında butonlar pasif kalır.

• Toplu işlem özelliği özellikle yoğun talep dönemlerinde hızlı aksiyon alınmasını sağlar.

6. Tekil İşlemler (View butonu)

• Bir talebin detayına girmek için Search Results listesindeki ilgili satırın en sağındaki “View” butonuna tıklayın.

• Bu ekran, talebin tüm bilgilerini tek bir sayfada görmenizi ve işlem yapmanızı sağlar.

Ekran, 3 ana bölümden oluşur:

• Talep Bilgileri

• Yorum Geçmişi (Comment History)

• Not Ekleme & Öğrenciye Not Gönderme Alanı

6.1 Talep Bilgileri

• Ekranın üst kısmında, talebe ait bilgiler görüntülenir

• Academic History: Öğrencinin daha detaylı akademik geçmişine erişim sağlar.

• Request History: Talep üzerindeki tüm güncellemeler izlenebilir, kimin hangi statü değişikliğini yaptığı görülebilir, geriye dönük işlem takibi yapılabilir.

• Status ve Assigned alanları dropdown (açılır liste) yapısındadır ve bu ekranda güncellenebilir.

• Assigned alanı değiştirilerek talep başka bir kullanıcıya yönlendirilebilir.

• Status güncellendiğinde öğrenciye sistem tarafından otomatik bilgilendirme maili gider.

6.2 Yorum Geçmişi (Comment History)

Orta kısımda, talep üzerine yapılan tüm geçmiş yorumlar listelenir. Bu liste hem öğrenci hem de admin tarafından yapılan notları içerir. Her bir yorumun yanında şu bilgiler yer alır:

• Notu ekleyen kişi adı

• Notun tarihi ve saati

Bu alan sayesinde talebin geçmiş iletişim trafiği kolayca izlenebilir.

 Öğrenci tarafından eklenen yorumlar ile admin yorumları farklı kişilerle etiketlenmiş şekilde görünür. Yorumlar silinemez veya düzenlenemez; yalnızca yeni not eklenebilir.

6.3 Not Ekleme ve Kaydetme

Ekranın alt kısmındaki Create Student Note alanı üzerinden öğrenciye mesaj veya bilgi notu bırakabilirsiniz. Bu alana yazılan mesaj:

• Öğrenci ekranında görüntülenir,

• Talep geçmişine otomatik olarak eklenir,

• Gerektiğinde statü değişikliğiyle birlikte kullanılabilir.

• Not ekledikten sonra Save butonuna basarak kaydetmeniz gerekir.

• Kaydetme işlemi yapılmazsa eklediğiniz not veya statü değişikliği sisteme yansımaz.

• “Return to Search” butonuna basıldığında, detay ekranından listeye geri dönersiniz.

6.4 Statü Güncelleme Akışı

• Bu ekranda statü değişikliği yapılırken sistem otomatik olarak öğrenciye e-posta gönderir.

• Return to Student durumunda öğrenci ek bilgi talebi görecektir.

• Approved durumuna çekilen talepler öğrenci ekranında onaylı olarak görünür.

7. Özel Senaryolar

Bu bölümde, adminlerin SRM üzerinde sık karşılaştığı durumlarda nasıl aksiyon alacağı adım adım anlatılmaktadır.

7.1 Öğrencinin Eksik Bilgi İçeren Talebi – Returned to Student

Bir öğrenci talebi eksik veya yetersiz bilgi içerdiğinde, talep “Returned to Student” statüsüne çekilerek öğrenciye ek bilgi talebi gönderilebilir.

İşlem Adımları:

• Search Results ekranından ilgili talebin satırındaki “View” butonuna tıklayın.

• Açılan detay ekranında Status alanını “Returned to Student” olarak güncelleyin.

• Create Student Note alanına, öğrenciden talep ettiğiniz ek bilgiyi açık bir şekilde yazın.

• (Örn. “Eksik belgeyi yüklemeniz gerekmektedir.”)

• Save butonuna basın.

Öğrenciye sistem tarafından otomatik e-posta gönderilir. Öğrenci talebi düzenleyip yeniden gönderebilir. Talep bu durumda “Resubmitted by Student” statüsüne geçer.

Not: Red (Rejected) işleminden farklı olarak “Returned to Student” durumunda talep kapatılmaz, öğrenciye geri döner.

7.2 Talebin Başka Bir Kullanıcıya Atanması – Assign Değiştirme

Bir talep yanlış kişiye geldiyse veya ilgili işlemi başka bir birim üstlenecekse talep başka bir kullanıcıya atanabilir.

İşlem Adımları:

• Talebin “View” ekranını açın.

• Assigned alanındaki dropdown listesinden yeni kullanıcıyı seçin.

• Dilerseniz Create Student Note alanına bu yönlendirmeye ilişkin kısa bir not bırakabilirsiniz (isteğe bağlı).

• Save butonuna basın.

• Talep artık yeni kullanıcıya atanmıştır.

Not: Assigned değişikliği yalnızca sistemde kayıtlı kullanıcılar arasında yapılabilir.

8. Üç Nokta Menüsü

Search Results ekranında, her bir talep satırının en sağında yer alan üç nokta menüsü, ilgili talebe ait hızlı aksiyonların alınmasını sağlar. Bu menü, “View” butonundan farklı olarak talep detayına girmeden bazı işlemleri yapma imkânı sunar.

Üç nokta menüsünde şu seçenekler yer alır:

• View Details

  • Talebin detay ekranına yönlendirir. Bu ekranda statü değişikliği, assigned güncellemesi, yorum ekleme gibi tekil işlemler yapılabilir.

• Academic History

  • İlgili öğrencinin akademik geçmişine sistem üzerinden hızlı erişim sağlar.